会议及展览的预算（suàn）不是一（yī）个（gè）概念。通常（cháng）而言（yán），会议预算包（bāo）括以（yǐ）下几个方面：

1、交通费用（yòng） 
(1)、出（chū）发地至会务地的交通费用——包括航班、铁路、公（gōng）路、客轮，以及目的地车站、机（jī）场、码头至住宿地的交通
(2)、会议期间交通（tōng）费用——主要是会务地交通费用（yòng），包（bāo）括住宿地至会所（suǒ）的交通、会所到（dào）餐饮地（dì）点的交通（tōng）、会所到（dào）商务交际场地的交通（tōng）、商（shāng）务考察交通以（yǐ）及其他（tā）与会（huì）人员可能使用的预定交通。
(3)、欢（huān）送交通及返程交通——包括航班、铁（tiě）路、公路、客轮及住（zhù）宿地至（zhì）机场（chǎng）、车站、港口（kǒu）交通费用（yòng）。

2、会议室/厅费用
(1)、会议场地租金：通（tōng）常而言，场地的租赁已经包含某些常用设施，譬如激光指示笔（bǐ）、音响系统、桌椅、主（zhǔ）席台、白板或者黑板、油（yóu）性笔（bǐ）、粉笔等，但一些非（fēi）常规设施并不（bú）涵盖在（zài）内——比如投影设（shè）备、临（lín）时性的装（zhuāng）饰物、展（zhǎn）架等。
(2)、会议设施租赁（lìn）费（fèi）用：此部分费用主要是（shì）租赁一些特殊设备，如投（tóu）影仪（yí）、笔记本电（diàn）脑、移动式同声翻译（yì）系统、会场展示系统、多（duō）媒体系统、摄录设备等，租赁时通常需要（yào）支付一定的使用（yòng）保证金（jīn），租赁费用中包（bāo）括设备的技术支持与维护费用。值得注意的是（shì），在租赁时应对设备的各类功效参数作（zuò）出具体（tǐ）要求（可向会议（yì）服（fú）务公司咨询，以获得最适宜的性价（jià）比），否则可（kě）能影响会议的进行。另外，这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同，租赁的价（jià）格（gé）可能相（xiàng）差很（hěn）大（dà）。
(3)、会场布（bù）置（zhì）费（fèi）用：如果不是特殊（shū）要求（qiú），通常而（ér）言（yán）此部分（fèn）费（fèi）用包含在会（huì）场租赁费用中。如果有特殊要求，可以与专业的会（huì）议服务商协（xié）商。
(4)、其他支持费用：这些支持（chí）通常包括广告及印刷、礼仪（yí）、媒（méi）介等。基于这些支（zhī）持（chí）均为临时性质，如会议主办（bàn）方分别寻找这些行（háng）业支持的话，其成本费用（yòng）可能比市场行价（jià）要高，如果让（ràng）专业（yè）会议服务商代理（lǐ），将获（huò）得价格相对比较低廉且服务专业的支持。对于这些单项（xiàng）服（fú）务支持，主办方应（yīng）尽可能细化各项要（yào）求，并（bìng）单独签订（dìng）服务协议。

3、住（zhù）宿费用
住宿的费用（yòng）应该非常好理解——值得注意的（de）只是住宿费里面有些（xiē）价格（gé）是完全价格，而有点是（shì）需要另外（wài）加收政（zhèng）府税金的。对于（yú）会（huì）议而言，住宿费可能是（shì）主要（yào）的（de）开支之一。找专业（yè）的会展服（fú）务商通常能获得较好的折（shé）扣。正（zhèng）常的（de）住宿费除与酒（jiǔ）店星级标准、房型等因素（sù）有关（guān）外，还（hái）与（yǔ）客（kè）房（fáng）内开放的服（fú）务项目有关（guān）——譬如（rú）客（kè）房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性（xìng）换洗（xǐ）衣（yī）物、互联（lián）网、水果提供（gòng）等服务是否开放有关。会（huì）议主办方应明确酒（jiǔ）店应当关闭或者开放的（de）服务项目及范围（wéi）。

4、餐饮费（fèi）用（yòng）
(1)、早（zǎo）餐通常是自助（zhù）餐，也可以采取围桌式（shì）就餐，费用按人数计算（但考（kǎo）虑（lǜ）到会议就餐的特（tè）殊性（xìng），所以预计就餐（cān）人数（shù）不得与实际就餐（cān）人数相差到15％，否则餐馆（guǎn）有理由拒（jù）绝按实（shí）际就餐（cān）人数结算——而改为按预定人数收（shōu）取费（fèi）用）
(2)、中餐及午餐基本属于正餐，可以采取（qǔ）人数预算——自助（zhù）餐形式，按桌预算（suàn）——围桌（zhuō）式形式（shì）。如果（guǒ）主（zhǔ）办方希望酒水消费自行采购而非（fēi）由餐馆提供，餐馆（guǎn）可能会收取一定数量（liàng）的服务费用。
(3)、如果（guǒ）在高星级酒店餐厅（tīng）就（jiù）餐，餐厅是谢绝主办方（fāng）自行外带酒水消费的，如果（guǒ）可以外带酒水消费，餐（cān）厅通常（cháng）需要加（jiā）收服务费。在高星级酒店举办会议宴（yàn）会，通常在基本（běn）消费水准的基（jī）础上加收15％左右的服务费。
(4)、此（cǐ）项费（fèi）用基本上是按人数预算的（de），预算时可提出（chū）不同时段茶歇的食（shí）物、饮料组合。承办（bàn）者告（gào）知的茶歇（xiē）价格通常包含服务（wù）人员费用。通常情况下，茶歇的种类可（kě）分为西式与中式两（liǎng）种——西（xī）式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水（shuǐ）果（guǒ）等为主（zhǔ），中式（shì）则以开（kāi）水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点（diǎn）心为主。
(5)、联谊酒会/舞会（huì）的预算（suàn）可（kě）能比（bǐ）单独的宴会复杂，宴会只要设定好餐（cān）标（biāo）与规模，预算很容易计算。但酒会（huì）/舞会的预算设计（jì）到场地与节目支持，其预算可能需要比较长的（de）时间确认。

5、视听设（shè）备
除（chú）非在室外进行，否则视听设备的费用通常（cháng）可以忽（hū）略。如不得不在室外进行，视听设备的预算就（jiù）比较复杂，包括：
设备本身的租赁费用，通常按天（tiān）计算
设（shè）备的（de）运输（shū）、安装调（diào）试及（jí）控制技术人（rén）员支持费用，可让会展（zhǎn）服（fú）务商代理（lǐ）
音源（yuán）——主要是背（bèi）景音乐及娱乐音（yīn）乐选（xuǎn）择，主办（bàn）者可自带（dài），也可（kě）委（wěi）托（tuō）代理

6、杂费（fèi）
杂费是指会展过程中一（yī）些临（lín）时性（xìng）安排产（chǎn）生的费用，包括打（dǎ）印、临时运输（shū）及装卸、纪念品（pǐn）、模特与礼仪服务、临（lín）时道（dào）具、传（chuán）真及其他通讯（xùn）、快递服务、临时保健、翻译（yì）与向（xiàng）导、临时（shí）商务用（yòng）车、汇兑等等。杂费的预（yù）算很难计划，通常（cháng）可以在会（huì）务费用预（yù）算中增（zēng）列不可预见费用（yòng）作为机动处理（lǐ）。